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Wie Sie mit cleveren Dokumentenmanagement-Softwarelösungen Ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern

 

Wer heute als Unternehmen am Markt bestehen will, der kommt an einem modernen Dokumentenmanagement-System nicht mehr vorbei. Denn damit stehen jedem autorisierten Mitarbeiter sämtliche internen Dokumente und Informationen eines Unternehmens schnell und einfach zur Verfügung. Zahlreiche Arbeitsprozesse lassen sich mit einem individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Aufgaben abgestimmten Dokumentensystem deutlich einfacher, effizienter und damit dauerhaft zeitsparender und kostengünstiger gestalten.

Warum ein Dokumentenmanagement heute unverzichtbar ist:

In Unternehmen arbeiten zahlreiche Mitarbeiter meist an Computern und erzeugen täglich neue elektronische Dateien, die auf lokalen Festplatten, Servern oder in einer Cloud gespeichert werden. Je mehr Elemente entstehen, umso unübersichtlicher wird ihre Verarbeitung und Archivierung. Die beste Abhilfe leistet dann ein modernes Dokumentenmanagement-System, das jedem Mitarbeiter (mit Autorisierung) gleichermaßen den Zugriff auf sämtliche strukturiert und damit effizient abgelegten Dokumente und Dateien sichert – unabhängig davon, ob es sich um Textdateien, Tabellen, Kalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen oder andere Dokumente handelt. Das spart Zeit, Geld und entspricht den gesetzlichen Pflichtvorgaben zur Aufbewahrung. Zudem unterstützt ein Dokumentenmanagement-System Ihre Wettbewerbsfähigkeit und fördert Ihr Image als modernes Unternehmen – auch bei der Personalsuche.

Dokumentenmanagement Beispiele:

  • Sämtliche Geschäftsvorgänge wie Angebote, Verträge oder Rechnungen werden in einer einzigen elektronischen Akte sehr übersichtlich und einfach nachzuvollziehen gespeichert
  • Das garantiert den hohen Schutz von vertraulichen Daten
  • Sie profitieren von maximaler Benutzerfreundlichkeit und einer höheren Mitarbeiterproduktivität
  • E-Mails lassen sich inkl. Anhängen verknüpfen mit aktuellen Geschäftsprozessen und nach allen relevanten gesetzlichen Regeln aufbewahren
  • Das Drucken erfolgt intelligent nach individuell festgelegten Regeln
  • Scans lassen sich in unterschiedlichen Dateiformaten (PDF/Word/Excel etc.) speichern
  • Das Ändern einzelner Dokumente erfolgt immer transparent und sicher
  • Die Software ist kompatibel mit ERP-, CRM-, CAD-Systemen sowie natürlich mit Microsoft-Office

 

Schnelles, einfaches Finden sämtlicher Dokumente

Renewable Energy Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Nerven! Denn langes Suchen nach irgendwo abgelegten Dokumenten hat damit ein Ende. Jedes Dokument, das Sie in einem DMS ablegen, wird indexiert und kann mittels der Volltext-Suchfunktion gefunden werden – beispielsweise auch eingegrenzt nach Dokumententypen wie „Dokumente“ oder „E-Mails.“ Jedes Dokument kann zudem mit Meta-Daten gespeichert werden, um z. B. gezielt nach Kunden- oder Bestellnummern zu suchen. Damit wird jede Suche zur blitzschnellen, einfachen Sache.

Verbesserte Prozesse in der Zusammenarbeit

Renewable Energy Die zentralisierte Verwaltung sämtlicher Dokumente und Informationen in Form digitaler Akten in hierarchischen Ablagestrukturen macht die Zusammenarbeit auch für Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen deutlich einfacher und effizienter. Denn alle vorhandenen Informationen eines Unternehmens – ganz gleich welchen Ursprungs – werden im Dokumentenmanagement-System neu geordnet und für jeden autorisierten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich gemacht. Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an.

Zugriffsrechte – nicht für jedermann

Renewable Energy In jedem guten Dokumentenmanagementsystem legt ein individuell auf das Unternehmen abgestimmtes Rechtesystem fest, welcher Mitarbeiter zu welchen Dokumenten Zugang hat. Entsprechend lassen sich mittels zahlreicher DMS-Funktionen sämtliche Dokumente und Dateitypen optimal verwalten. Darüber hinaus können Sie Daten und Dokumente beliebig filtern, neu ordnen und mit anderen Informationssystemen austauschen – und mittels individuell gestalteter Datenmasken nahezu unbegrenzt Metadaten zu Ihren Dokumenten hinzufügen.


Weitere Vorteile, die klar für ein Dokumentenmanagement-System sprechen

Schnellerer Zugriff – auch auf alte Dokumente

Jeder kennt sie noch, die zeitaufwendige und nervenaufreibende Suche nach Dokumenten, die vor Monaten (oder Jahren) mal irgendwo gespeichert wurden. Es gibt sogar Studien, die zu dem Ergebnis kommen, dass jeder Mitarbeiter täglich im Durchschnitt 30 Minuten lang nach Dokumenten sucht. Was für eine Zeit- und Ressourcenverschwendung! Mit einem Dokumentensystem sparen Sie und Ihre Mitarbeiter sich diese Zeit, die dann für wichtigere Aufgaben als das leidige Suchen verwendet werden können. Möglich macht das die Volltextsuche in jedem modernen Dokumentenmanagementsystem, die auf Wunsch auf einzelne Dokumententypen beschränkt werden kann. Ebenso können Sie nach verschiedenen Kriterien wie Kunden- oder Rechnungsnummern suchen.

Jederzeit und von jedem Ort alle Dokumente perfekt im Griff

Mitarbeiter, die von zu Hause aus oder unterwegs mit dem Laptop arbeiten, gehören heute in den meisten Unternehmen bereits zum Standard. Solch ein flexibles und mobiles Arbeiten funktioniert jedoch nur, wenn jeder dieser Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf die erforderlichen Informationen und Dokumente so zugreifen kann, als säße er direkt im Unternehmen. Ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System hält meist mehrere Möglichkeiten bereit, sich auch extern mittels eigenem Rechner zu Hause oder mit dem Laptop via Internet und einer speziellen Browseroberfläche ins unternehmenseigene System einzuklinken – und zwar ohne vorinstallierte Software. Alternativ – und das ist die noch cleverere Lösung – können Sie oder Ihre Mitarbeiter über WebDAV ebenso via Internet ein Netzlaufwerk mit dem Dokumentenmanagementsystem verbinden. Das geht denkbar einfach via Login über jeden Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer. Einfacher und zeitgemäßer kann weltweites Mobile Working nicht sein.

Automatisierte Geschäftsprozesse machen alles leichter

In vielen Unternehmen herrscht immer noch das Papierzeitalter, in dem Unternehmensprozesse mittels Papier durchgeführt werden. Bestes Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung. Doch auch hier macht eine Automatisierung Sinn, weil eine Verarbeitung mittels Dokumentenmanagementsystem eine deutliche Erleichterung für Ihre Mitarbeiter bringt und somit Zeit, Kosten, Nerven spart. Hinzu kommt – und das ist ebenso wichtig – sparen Sie Papier und leisten damit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. So können Sie z. B. auch Ihren Rechnungsdurchlauf fast komplett oder auf Wunsch – bei wenigen Rechnungen –auch nur zum Teil automatisch erledigen lassen. Eine optimale Automatisierung findet dann statt, wenn Sie eine eingehende Papierrechnung nur noch einscannen und das Dokumentenmanagement-System alle weiteren erforderlichen Schritte bis zur endgültigen Ablage übernimmt. Dabei werden sämtliche Rechnungsdaten vom DMS erfasst, rechnerisch geprüft und mit den Bestell- bzw. Stammdaten des Lieferanten abgeglichen. Erst wenn alles korrekt ist, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und die Zahlung veranlasst, die sogar Skontofristen berücksichtigt.

 

BSM-Softwarelösungen für Dokumentenmanagement:

 

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