dokumentenmanagement

Wie Sie mit cleveren Dokumentenmanagement-Softwarelösungen Ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern

 

Wer heute als Unternehmen am Markt bestehen will, der kommt an einem modernen Dokumentenmanagement-System nicht mehr vorbei. Denn damit stehen jedem autorisierten Mitarbeiter sämtliche internen Dokumente und Informationen eines Unternehmens schnell und einfach zur Verfügung. Zahlreiche Arbeitsprozesse lassen sich mit einem individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Aufgaben abgestimmten Dokumentensystem deutlich einfacher, effizienter und damit dauerhaft zeitsparender und kostengünstiger gestalten.

Warum ein Dokumentenmanagement heute unverzichtbar ist:

In Unternehmen arbeiten zahlreiche Mitarbeiter meist an Computern und erzeugen täglich neue elektronische Dateien, die auf lokalen Festplatten, Servern oder in einer Cloud gespeichert werden. Je mehr Elemente entstehen, umso unübersichtlicher wird ihre Verarbeitung und Archivierung. Die beste Abhilfe leistet dann ein modernes Dokumentenmanagement-System, das jedem Mitarbeiter (mit Autorisierung) gleichermaßen den Zugriff auf sämtliche strukturiert und damit effizient abgelegten Dokumente und Dateien sichert – unabhängig davon, ob es sich um Textdateien, Tabellen, Kalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder, Zeichnungen oder andere Dokumente handelt. Das spart Zeit, Geld und entspricht den gesetzlichen Pflichtvorgaben zur Aufbewahrung. Zudem unterstützt ein Dokumentenmanagement-System Ihre Wettbewerbsfähigkeit und fördert Ihr Image als modernes Unternehmen – auch bei der Personalsuche.

Dokumentenmanagement Beispiele:

  • Sämtliche Geschäftsvorgänge wie Angebote, Verträge oder Rechnungen werden in einer einzigen elektronischen Akte sehr übersichtlich und einfach nachzuvollziehen gespeichert
  • Das garantiert den hohen Schutz von vertraulichen Daten
  • Sie profitieren von maximaler Benutzerfreundlichkeit und einer höheren Mitarbeiterproduktivität
  • E-Mails lassen sich inkl. Anhängen verknüpfen mit aktuellen Geschäftsprozessen und nach allen relevanten gesetzlichen Regeln aufbewahren
  • Das Drucken erfolgt intelligent nach individuell festgelegten Regeln
  • Scans lassen sich in unterschiedlichen Dateiformaten (PDF/Word/Excel etc.) speichern
  • Das Ändern einzelner Dokumente erfolgt immer transparent und sicher
  • Die Software ist kompatibel mit ERP-, CRM-, CAD-Systemen sowie natürlich mit Microsoft-Office

 

Schnelles, einfaches Finden sämtlicher Dokumente

Renewable Energy Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Nerven! Denn langes Suchen nach irgendwo abgelegten Dokumenten hat damit ein Ende. Jedes Dokument, das Sie in einem DMS ablegen, wird indexiert und kann mittels der Volltext-Suchfunktion gefunden werden – beispielsweise auch eingegrenzt nach Dokumententypen wie „Dokumente“ oder „E-Mails.“ Jedes Dokument kann zudem mit Meta-Daten gespeichert werden, um z. B. gezielt nach Kunden- oder Bestellnummern zu suchen. Damit wird jede Suche zur blitzschnellen, einfachen Sache.

Verbesserte Prozesse in der Zusammenarbeit

Renewable Energy Die zentralisierte Verwaltung sämtlicher Dokumente und Informationen in Form digitaler Akten in hierarchischen Ablagestrukturen macht die Zusammenarbeit auch für Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen deutlich einfacher und effizienter. Denn alle vorhandenen Informationen eines Unternehmens – ganz gleich welchen Ursprungs – werden im Dokumentenmanagement-System neu geordnet und für jeden autorisierten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich gemacht. Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an.

Zugriffsrechte – nicht für jedermann

Renewable Energy In jedem guten Dokumentenmanagementsystem legt ein individuell auf das Unternehmen abgestimmtes Rechtesystem fest, welcher Mitarbeiter zu welchen Dokumenten Zugang hat. Entsprechend lassen sich mittels zahlreicher DMS-Funktionen sämtliche Dokumente und Dateitypen optimal verwalten. Darüber hinaus können Sie Daten und Dokumente beliebig filtern, neu ordnen und mit anderen Informationssystemen austauschen – und mittels individuell gestalteter Datenmasken nahezu unbegrenzt Metadaten zu Ihren Dokumenten hinzufügen.

Elo Dokumentenmanagement – Ihre Lösung für elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement

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  • Produktiver im Team und im Tagesablauf arbeiten?
  • Ihre Unterlagen elektronisch sicher aufbewahren?

Dann ist das Elo Dokumentenmanagement ELOoffice genau das Richtige.

Das ELO Dokumentenmanagement-System (DMS) bündelt Ihre elektronischen Unterlagen und Papierdokumente und stellt sie Ihnen per Mausklick blitzschnell zur Verfügung. Übersichtlich sehen Sie Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen vorgangsbezogen im elektronischen ELO-Archiv. Mit DMS ist es möglich, den Aufwand der Dokumenten-Verwaltung um bis zu 80 Prozent zu reduzieren.

Im Zeitalter der rasant ansteigenden elektronischen Informationen heißt es Überblick bewahren. Das elektronische Verwalten von Dokumenten und Informationen funktioniert mit ELO Office nicht nur viel effizienter, es macht auch Spaß. In ELO Office verwalten Sie Ihre Dokumente in den vertrauten Ordnungskriterien Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register. Ohne großen Schulungsaufwand fangen Sie sofort an mit der Software zu arbeiten. Einfacher kann DMS nicht sein.

Elo Dokumentenmanagement Highlights:

  • Haftnotizen und Stempel auf Dokumenten anbringen
  • Barcodeerkennung für automatisierte Ablage
  • Anlegen von individueller Archivstruktur
  • Volltextsuche
  • Revisionssicherer Archivierung

 

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