Weitere Vorteile, die klar für ein Dokumentenmanagement-System sprechen

Schnellerer Zugriff – auch auf alte Dokumente

Jeder kennt sie noch, die zeitaufwendige und nervenaufreibende Suche nach Dokumenten, die vor Monaten (oder Jahren) mal irgendwo gespeichert wurden. Es gibt sogar Studien, die zu dem Ergebnis kommen, dass jeder Mitarbeiter täglich im Durchschnitt 30 Minuten lang nach Dokumenten sucht. Was für eine Zeit- und Ressourcenverschwendung! Mit einem Dokumentensystem sparen Sie und Ihre Mitarbeiter sich diese Zeit, die dann für wichtigere Aufgaben als das leidige Suchen verwendet werden können. Möglich macht das die Volltextsuche in jedem modernen Dokumentenmanagementsystem, die auf Wunsch auf einzelne Dokumententypen beschränkt werden kann. Ebenso können Sie nach verschiedenen Kriterien wie Kunden- oder Rechnungsnummern suchen.

Jederzeit und von jedem Ort alle Dokumente perfekt im Griff

Mitarbeiter, die von zu Hause aus oder unterwegs mit dem Laptop arbeiten, gehören heute in den meisten Unternehmen bereits zum Standard. Solch ein flexibles und mobiles Arbeiten funktioniert jedoch nur, wenn jeder dieser Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf die erforderlichen Informationen und Dokumente so zugreifen kann, als säße er direkt im Unternehmen. Ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System hält meist mehrere Möglichkeiten bereit, sich auch extern mittels eigenem Rechner zu Hause oder mit dem Laptop via Internet und einer speziellen Browseroberfläche ins unternehmenseigene System einzuklinken – und zwar ohne vorinstallierte Software. Alternativ – und das ist die noch cleverere Lösung – können Sie oder Ihre Mitarbeiter über WebDAV ebenso via Internet ein Netzlaufwerk mit dem Dokumentenmanagementsystem verbinden. Das geht denkbar einfach via Login über jeden Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer. Einfacher und zeitgemäßer kann weltweites Mobile Working nicht sein.

Automatisierte Geschäftsprozesse machen alles leichter

In vielen Unternehmen herrscht immer noch das Papierzeitalter, in dem Unternehmensprozesse mittels Papier durchgeführt werden. Bestes Beispiel dafür ist die Rechnungsverarbeitung. Doch auch hier macht eine Automatisierung Sinn, weil eine Verarbeitung mittels Dokumentenmanagementsystem eine deutliche Erleichterung für Ihre Mitarbeiter bringt und somit Zeit, Kosten, Nerven spart. Hinzu kommt – und das ist ebenso wichtig – sparen Sie Papier und leisten damit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. So können Sie z. B. auch Ihren Rechnungsdurchlauf fast komplett oder auf Wunsch – bei wenigen Rechnungen –auch nur zum Teil automatisch erledigen lassen. Eine optimale Automatisierung findet dann statt, wenn Sie eine eingehende Papierrechnung nur noch einscannen und das Dokumentenmanagement-System alle weiteren erforderlichen Schritte bis zur endgültigen Ablage übernimmt. Dabei werden sämtliche Rechnungsdaten vom DMS erfasst, rechnerisch geprüft und mit den Bestell- bzw. Stammdaten des Lieferanten abgeglichen. Erst wenn alles korrekt ist, wird die Rechnung revisionssicher abgelegt und die Zahlung veranlasst, die sogar Skontofristen berücksichtigt.

BSM-Softwarelösungen für Dokumentenmanagement: