Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Nerven! Denn langes Suchen nach irgendwo abgelegten Dokumenten hat damit ein Ende. Jedes Dokument, das Sie in einem DMS ablegen, wird indexiert und kann mittels der Volltext-Suchfunktion gefunden werden – beispielsweise auch eingegrenzt nach Dokumententypen wie „Dokumente“ oder „E-Mails.“ Jedes Dokument kann zudem mit Meta-Daten gespeichert werden, um z. B. gezielt nach Kunden- oder Bestellnummern zu suchen. Damit wird jede Suche zur blitzschnellen, einfachen Sache.
Die zentralisierte Verwaltung sämtlicher Dokumente und Informationen in Form digitaler Akten in hierarchischen Ablagestrukturen macht die Zusammenarbeit auch für Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen deutlich einfacher und effizienter. Denn alle vorhandenen Informationen eines Unternehmens – ganz gleich welchen Ursprungs – werden im Dokumentenmanagement-System neu geordnet und für jeden autorisierten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich gemacht. Medienbrüche gehören damit der Vergangenheit an.
In jedem guten Dokumentenmanagementsystem legt ein individuell auf das Unternehmen abgestimmtes Rechtesystem fest, welcher Mitarbeiter zu welchen Dokumenten Zugang hat. Entsprechend lassen sich mittels zahlreicher DMS-Funktionen sämtliche Dokumente und Dateitypen optimal verwalten. Darüber hinaus können Sie Daten und Dokumente beliebig filtern, neu ordnen und mit anderen Informationssystemen austauschen – und mittels individuell gestalteter Datenmasken nahezu unbegrenzt Metadaten zu Ihren Dokumenten hinzufügen.
Mit ELOprofessional leistungsstark Geschäftsprozesse optimieren
Enterprise-Content-Management (ECM) dient der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen. Sie verfügen über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Sie arbeiten schneller, effektiver, kostengünstiger und sicherer.
Ein ECM bildet die zentrale Wissensplattform, in der alle Informationen (papiergebundene sowie digitale) zusammenlaufen und den Mitarbeitern blitzschnell bei Bedarf zur Verfügung stehen.
Die Vorteile eines ELO Enterprise-Content-Management
- Die Überführung (Informationserfassung) von Dokumenten und Informationen ins elektronische ELO Archiv, ermöglicht die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
- Branchenspezifisch lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) in ELO zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich.
- Die E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft sind und den gesetzlichen Regularien entsprechend aufbewahrt werden.
- Elektronische Workflows steuern abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse und sorgen für die zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
- Die Änderungshistorie der einzelnen Dokumente wird in ELO dokumentiert und verwaltet. Sicherheit und Transparenz ist dadurch vor allem in der Teamarbeit gegeben.
- Ein DMS-Archiv ist der ideale Ort, um alle geschäftsrelevanten Informationen rechtskonform aufzubewahren.
- ELO lässt sich flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, CAD- und E-Mail-Systeme, bzw. in Microsoft Office-Produkte integrieren. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform.